Il Cloud: ottimizzare il lavoro di una web agency

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condivisione documenti cloud

Al fine di migliorare la propria attività lavorativa nel realizzare siti internet e prodotti correlati o effettuare attività di posizionamento SEO in team è possibile configurare alcuni strumenti per scambiare documenti con i propri clienti o collaboratori, mantenendo sincronizzati i contatti tra i vari device e utilizzando una (o più) agende condivise in cui inserire gli appuntamenti.

Un applicativo che ci può venire in aiuto a realizzare questi obiettivi è Owncloud, un software opensource che ci permette di creare la nostra nuvola personale.
Vi sono due versioni, quella free e quella enterprise. In questo articolo andremo ad analizzare l’uso di quella free.

Cos’è un Cloud (come lo intendiamo in questo articolo)

All’interno di questo post andremo a identificare come Cloud un software che ci permetterà di archiviare informazioni in modo tale da renderle prontamente condivisibili in rete a terzi, in scrittura o solo in lettura.

I benefici del cloud alla nostra attività lavorativa

inviare materialeSin dal 2002, anno in cui ho iniziato a creare siti internet, mi son trovato nella necessità di scambiare documenti con i clienti con cui mi son trovato a interagire.
Per documenti di alto peso le soluzioni non erano “user friendly”, l’unico sistema per condividere file di grosse dimensioni, ai tempi, era solo il protocollo ftp non propriamente alla portata di tutta l’utenza. Lo scambio quindi era monodirezionale: io avevo facoltà di effettuare l’upload su server dei documenti necessari al fine di creare il sito internet, ma il cliente, nel caso di file di grosse dimensioni non inviabili via email, per fornirmi il materiale doveva necessariamente incontrarmi e passarmi file, immagini, testi, video etc… con evidente dispendio di energie e tempo.

Una volta era impensabile fornire ad un cliente uno strumento per caricare materiale online, ma… Condividi il Tweet

Ulteriore fattore era la mancanza di agende condivise tra i diversi computer non permetteva di tenere traccia dei domini e degli host in scadenza, con il rischio di improvvisi down da parte di siti con dominio scaduto senza apparente motivo tecnico se non una “semplice dimenticanza”.

Ottimizzare la comunicazione con il cliente

comunicazione emailSia nella fase di progettazione di un nuovo sito internet, che nel mantenimento è necessario scambiare materiale con il cliente. In testa alla realizzazione di un nuovo progetto, se possediamo uno strumento collaborativo, è quindi opportuno creare una nuova utenza sul cloud e fornire gli accessi al committente. Nel caso di cliente con bassa alfabetizzazione informatica consiglio di creare delle zone non abilitate alla scrittura, ma solo alla lettura, per evitare cancellazioni accidentali di file.

Grazie a diverse directory condivise possiamo creare delle zone in cui caricare i documenti relativi alla progettazione, aggiornandole di volta in volta con il nuovo materiale eliminando le copie vecchie e avvertendo il cliente di recuperare i nuovi file dal cloud. In questo modo un committente a basso livello di alfabettizazione informatica non perderà mai i documenti in una casella email affollata di mail mai cancellate.

Grazie ad un #cloud possiamo ottimizzare la comunicazione con il nostro cliente in fase d'opera Condividi il Tweet

Una volta realizzato il sito internet un consulente SEO potrebbe utilizzare il cloud per far scegliere al cliente le diverse immagini da utilizzare in un nuovo articolo o per mostrare l’anteprima del testo per un nuovo contenuto, fornendo la possibilità di intervenire direttamente nella modifica del documento testuale.

Scambiare materiale con i collaboratori

Nel realizzare un sito web è necessario creare una directory in cui scambiare i file che andranno a creare il nuovo prodotto nel caso i nostri collaboratori non possano accedere alla nostra rete locale. Ad esempio un grafico potrebbe caricare le esportazioni delle immagini per la creazione del nuovo layout del sito web su cui si sta lavorando, condividendole con il Social Media Manager per il futuro uso sui Social Network e il copywriter, nel caso non abbia accesso al sito, potrebbe caricare i testi. Un SEO potrebbe caricare i report, divisi in cartelle annuali/mensili per collaborare con il project manager o per tenere uno storico online del proprio lavoro.

Grazie ad un #cloud possiamo scambiare il materiale con i nostri collaboratori sparsi per il globo Condividi il Tweet

Ulteriore supporto fornito dal cloud viene dall’agenda condivisa, per mantenere le scadenze o segnare i task ricursivi con i collaboratori (o con se stessi) e nel caso i contatti con i clienti e i fornitori.

Inviare documenti al commercialista

commercialistaQuando si effettuano molti acquisti online in paesi al di fuori della comunità europea ed è necessario inviare spesso copia delle fatture degli acquisti intracomunitari al proprio commercialista, per non perdere i documenti nelle proprie email, grazie ad un cloud è possibile creare una directory condivisa di cui fornire gli accessi a chi tiene la contabilità. In questo caso mi raccomando un occhio di riguardo alla sicurezza, blindate il server che ospita il vostro cloud!

L’agenda condivisa ci può venire in aiuto per ricordarci le scadenze amministrative, gli F24 da pagare, etc. etc.

Grazie al #cloud possiamo aggiornare/inviare documenti relativi alla contabilità al commercialista Condividi il Tweet

Perchè installare un software quando esistono già Cloud terzi?

Di cloud già configurati in rete ve ne son diversi, il Drive di Google e DropBox sono i più famosi, ma buona parte delle case produttrici di computer e device similari offrono software similari (Asus e Apple per fare due esempi). La differenza fra i vari strumenti varia parecchio: Drive, DropBox e One Drive (di Microsoft) sono multidevice, in altri casi dipende dal software e alcune volte non è possibile sincronizzare più dispositivi.
I benefici di crearsi il proprio cloud personale sono molteplici, primo fra tutti la privacy che offrono. Ulteriori peculiarità sono l’alta personalizzazione dello strumento al fine di gestire gli utenti che possono interagire con il software in termini di tipo di file, dimensione e accesso alle risorse condivise.

Installare un #cloud personalizzando l'installazione ottimizza il proprio lavoro Condividi il Tweet

 

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Nato con la passione per l'informatica da mamma Access e papà ASP nel 2002 rinnego repentinamente la mia paternità facendomi adottare da papà PHP e mamma SQL. Allevo HTML e correlati fiori in CSS mentre vedo i frutti del mio orticello SEO crescere grazie alla passione e alla dedizione della coltura biodinamica; perchè il biologico è fin troppo artificiale. Realizzo siti internet a tempo pieno, nei restanti momenti mi occupo di redigere articoli per questo sito e saltuariamente far esperimento nel mare che è internet.

2 COMMENTI

    • Ciao Alessandra, che strano a me Adblock attivo su questa pagina non mi da lo stesso problema. Non ti preoccupare però le immagini su questo articolo non sono necessarie alla comprensione dello stesso.

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